Acompanhando registros no Outlook
O acompanhamento de mensagens de email, contatos, tarefas e compromissos (incluindo compromissos recorrentes) adiciona os itens instantaneamente ao Microsoft Dynamics CRM. As atualizações das informações podem ser feitas nos dois programas e podem ser acessadas em ambos, pois os dados são sincronizados entre eles.
O Microsoft Dynamics CRM para Outlook permite que você escolha rapidamente os itens do Outlook que deseja acompanhar ou parar de acompanhar. Selecione um ou mais itens para acompanhamento. No entanto, para interromper o acompanhamento de um item, selecione um único item.
Ao acompanhar itens do Outlook, você também pode fazer o seguinte:
- Selecionar o registro referente a um ou vários itens.
- Definir o registro primário de conta ou de contato para os contatos.
- Adicionar ou editar conexões.
- Converter mensagens de email, compromissos, reuniões e tarefas em registros de oportunidade, cliente potencial e ocorrência do Microsoft Dynamics CRM.
- Abrir o registro no Microsoft Dynamics CRM e abrir o registro primário e o registro referente no Microsoft Dynamics CRM.
- Criar novos registros de contato ou de cliente potencial com a opção de criação automática de registros de contato ou de cliente potencial selecionada.
- Inserir e anexar modelos de email, artigos e especificações do Microsoft Dynamics CRM às mensagens de email.
- Acompanhar tarefas como tarefas, telefonemas, cartas ou faxes do Microsoft Dynamics CRM.
Quando você acompanha uma nova mensagem de email, o Microsoft Dynamics CRM cria um novo registro de atividade de email. Você poderá vincular a mensagem de email a outros registros do Microsoft Dynamics CRM caso selecione um registro ao qual a mensagem de email se refira.
Também é possível criar automaticamente novos registros de contato ou de cliente potencial com base em mensagens de email e solicitações de reunião. O novo registro de contato ou de cliente potencial conterá o endereço de email do remetente ou do organizador da reunião, e a mensagem de email ou a solicitação de reunião será vinculada ao novo registro de contato ou de cliente potencial.
Dependendo das opções selecionadas para acompanhamento de email, alguns itens poderão ser sincronizados com o Microsoft Dynamics CRM automaticamente; portanto, você não precisará selecionar os itens para acompanhamento.
Além disso, você pode acompanhar mensagens de email de e para listas de distribuição. Se você não expandir a lista de distribuição antes de acompanhar e salvar a mensagem de email, e se a opção que cria novos registros automaticamente estiver selecionada, um novo registro do Microsoft Dynamics CRM será criado para a lista de distribuição.
Mais informações: Definir opções pessoais
O que você pode fazer no Painel do Microsoft Dynamics CRM em itens do Outlook
Quando o Microsoft Dynamics CRM para Outlook está instalado, emails, contatos, tarefas e compromissos incluem um painel Microsoft Dynamics CRM que exibe informações e links sobre o item e os registros relacionados.
O painel Microsoft Dynamics CRM exibe as seguintes informações:
- Se o item é acompanhado.
- O nome do pai (para contatos) ou registro referente.
- Registros relacionados, juntamente com um símbolo que identifica o tipo de registro no Microsoft Dynamics CRM.
- Se os endereços de email, nomes ou listas de distribuição no email também são registros do Microsoft Dynamics CRM.
Observação
O painel Microsoft Dynamics CRM exibe o nome da lista de distribuição se você acompanha uma mensagem de email sem expandir a lista de distribuição. Se você expandir uma lista de distribuição antes de acompanhar e salvar uma mensagem de email, os endereços de email individuais que compõem a lista de distribuição serão acompanhados em vez disso.
O painel Microsoft Dynamics CRM também inclui um botão Opções. Isso fornece acesso rápido às opções de acompanhamento de email que você pode selecionar. Mais informações: Definir opções pessoais
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Início da páginaAcompanhamento e sincronização em vários computadores
Você pode usar vários computadores para executar o Outlook e para trabalhar no Microsoft Dynamics CRM. As alterações ou atualizações de registros sincronizados não aparecerão no Microsoft Dynamics CRM até que o computador que está executando a sincronização esteja conectado com o servidor do Microsoft Dynamics CRM novamente.
Mais informações: Conectar-se a outra organização no Microsoft Dynamics CRM para Outlook
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Delegar acesso e acompanhamento
Se você tiver delegado o acesso à sua conta do Outlook, o representante poderá acompanhar itens em seu nome. Esses itens não serão sincronizados com o Microsoft Dynamics CRM até que você se conecte ao servidor do Microsoft Dynamics CRM novamente. Mais informações: Outlook 2010: permitir que outra pessoa gerencie seu email e calendário
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Como funciona a exclusão de itens acompanhados
Mensagens de email
A exclusão de uma mensagem de email acompanhada no Outlook não a exclui do Microsoft Dynamics CRM.
A exclusão de uma mensagem de email acompanhada no Microsoft Dynamics CRM não a exclui do Outlook.
Se você interromper o acompanhamento de uma mensagem de email no Outlook, o Microsoft Dynamics CRM para Outlook perguntará se você deseja excluir a mensagem de email no Microsoft Dynamics CRM.
Contatos
A exclusão de um contato acompanhado no Outlook não o exclui do Microsoft Dynamics CRM.
Se você não for o proprietário do registro do contato, a exclusão de um contato do Microsoft Dynamics CRM excluirá o contato acompanhado do Outlook.
Se você for o proprietário do registro do contato, a exclusão de um contato do Microsoft Dynamics CRM não excluirá o contato do Outlook.
Se você não for o proprietário do registro do contato e interromper o acompanhamento do contato, o Microsoft Dynamics CRM excluirá o registro do contato.
Se você não for o proprietário do registro do contato e interromper o acompanhamento do contato, o Microsoft Dynamics CRM para Outlook perguntará se você deseja excluir o registro do contato do Microsoft Dynamics CRM.
Compromissos
A exclusão de um compromisso acompanhado no Outlook o exclui do Microsoft Dynamics CRM;, enquanto a exclusão de um compromisso acompanhado no Microsoft Dynamics CRM o exclui no Outlook se os seguintes itens forem verdadeiros:
- O compromisso é atual.
- Você é o proprietário ou o organizador do registro do compromisso.
Se você interromper o acompanhamento de um compromisso, o Microsoft Dynamics CRM para Outlook perguntará se você deseja excluir o compromisso do Microsoft Dynamics CRM. O registro do compromisso será excluído do Microsoft Dynamics CRM se os seguintes itens forem verdadeiros:
- O compromisso é atual.
- Você é o proprietário do registro do compromisso.
Tarefas
A exclusão de uma tarefa acompanhada do Outlook exclui o registro de atividade da tarefa do Microsoft Dynamics CRM.
A exclusão do registro de atividade da tarefa no Microsoft Dynamics CRM excluirá a tarefa do Outlook, se a tarefa for atual.
Se você interromper o acompanhamento da tarefa, o Microsoft Dynamics CRM para Outlook perguntará se você deseja excluir a tarefa do Microsoft Dynamics CRM.
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Sincronizando o Microsoft Dynamics CRM e os dados locais
Seus dados locais são definidos por Filtros de sincronização do Outlook e por Filtros para sincronização offline. Os filtros do Outlook especificam os dados que são sincronizados entre o Microsoft Dynamics CRM e as suas pastas do Outlook. Os filtros offline especificam os dados que são armazenados e sincronizados entre a sua cópia local do banco de dados do Microsoft Dynamics CRM e o servidor do Microsoft Dynamics CRM.
Os filtros padrão podem ser editados, desativados e excluídos. Você poderá adicionar novos filtros se quiser especificar outros critérios para os dados a serem sincronizados e armazenados localmente.
A atualização e a sincronização dos dados locais podem exigir um longo período de tempo. Para sincronizar, entrar no modo online e no modo offline com mais rapidez, diminua o intervalo de sincronização automática.
Mais informações: Definir opções pessoais
O catálogo de endereços é sincronizado automaticamente com o Outlook quando o Outlook é iniciado e depois uma vez a cada 24 horas.
Mais informações: Sincronizar dados
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Prevenção de perda de dados durante o processo de sincronização
Para impedir a perda de dados, quando você fica offline, o Microsoft Dynamics CRM sincroniza os dados do servidor com os dados locais e, em seguida, aplica todas as alterações ao servidor. Todas as transações de servidor são postadas completamente antes de os registros serem apagados dos dados locais.
Quando você executa um processo de sincronização, o Microsoft Dynamics CRM substitui as informações existentes sem verificar ou comparar a data em que os dados foram salvos pela última vez.
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