Para acompanhar o acesso a dados, você deve configurar uma estrutura organizacional que proteja dados confidenciais e habilite a colaboração onde for apropriado. Você faz isso configurando unidades de negócios Uma maneira de representar uma divisão ou um departamento em uma organização. Unidades de negócios são organizadas em uma hierarquia, e todos os usuários na mesma divisão ou departamento são atribuídos a uma unidade de negócios., direitos de acesso Conjuntos de privilégios definidos.A função de segurança atribuída a um usuário determina quais tarefas ele pode executar e quais partes da interface do usuário ele pode ver. Todos os usuários devem receber pelo menos uma função de segurança para acessar o sistema. e perfis de segurança de campo Estes perfis permitem ou restringem o acesso a campos personalizados protegidos..
Unidades de negócios
Basicamente, uma unidade de negócios é um grupo de usuários. Grandes organizações com várias bases de clientes frequentemente usam várias unidades de negócios para acompanhar o acesso a dados e definir direitos de acesso para que os usuários possam acessar registros somente na respectiva unidade de negócios.
Um direito de acesso define como usuários diferentes, vendedores, por exemplo, acessam tipos diferentes de registros. Para acompanhar o acesso aos dados, você pode modificar direitos de acesso existentes, criar novos direitos de acesso ou alterar os direitos de acesso que são atribuídos a cada usuário. Cada usuário pode ter vários direitos de acesso.
Os privilégios Os direitos de um usuário de executar ações específicas em determinados tipos de registro ou de executar tarefas.Privilégios são atribuídos pelos administradores do sistema para funções de segurança. Funções de segurança são então atribuídas aos usuários. Alguns exemplos de privilégios incluem Atualizar Conta e Publicar Personalizações. do direito de acesso são cumulativos: ter mais de um direito de acesso oferece ao usuário todos os privilégios disponíveis em todas as funções.
Cada direito de acesso consiste em privilégios no nível do registro Privilégios que são específicos a um tipo de registro; por exemplo, Ler, Criar e Gravar. e privilégios baseados em tarefas Privilégios aplicáveis a tarefas que não são específicas a um tipo de registro; por exemplo, Exportar para o Excel e Modo Offline.. Esses privilégios determinam que registros o usuário pode acessar: Nenhum Nenhuma Um nível de acesso que nega ao usuário privilégios em qualquer nível. , Usuário Usuário Um nível de acesso que permite ao usuário trabalhar com os tipos de registro que ele tem, com os tipos de registro que são compartilhados com o usuário e com os tipos de registro que são compartilhados com a equipe da qual ele faz parte. Por exemplo, se um usuário receber o nível de acesso Usuário no privilégio Ler para registros de Conta, as únicas contas que poderão ser lidas serão aquelas de propriedade do usuário ou compartilhadas com ele. , Unidade de Negócios Unidade de Negócios Um nível de acesso que permite ao usuário trabalhar com tipos de registros de sua própria unidade de negócios. Os usuários com acesso Unidade de Negócios também têm, automaticamente, acesso Usuário. Por exemplo, se um usuário tiver o nível de acesso Unidade de Negócios no privilégio Ler para registros de Conta, ele poderá ler todas as contas da unidade de negócios local. , Divisões Primárias: Secundárias Esse direito permite ao usuário trabalhar com tipos de registros de sua própria unidade de negócios e de todas as unidades de negócios a ela subordinadas. Os usuários com acesso Divisões Primária e Secundárias automaticamente têm os acessos Unidade de Negócios e Usuário. e Organização Organização Um nível de acesso que permite ao usuário trabalhar com todos os tipos de registros da organização inteira, independentemente do nível hierárquico da unidade de negócios à qual a entidade ou o usuário pertence. Os usuários com acesso Organização automaticamente têm os acessos Divisões Primária e Secundárias, Unidade de Negócios e Usuário. .
Cada tipo de registro é de propriedade do usuário Registros que são usados por pessoas ou subgrupos, como contas, atividades e clientes potenciais. O acesso a esse tipo de registro pode ser definido em um dos cinco seguintes níveis: Nenhuma , Usuário , Unidade de Negócios , Divisões Primárias-Secundárias ou Organização . ou de propriedade da organização Registros que todas as pessoas da organização precisam acessar, como produtos ou especificações. O acesso a esse tipo de registro pode ser definido em um dos dois seguintes níveis: Nenhuma ou Organização .. Os privilégios no nível do registro definem quais tarefas um usuário com acesso ao registro pode executar, como Ler Um privilégio necessário para ler um registro. Os registros que podem ser lidos dependem do nível de acesso da permissão definida em seu direito de acesso., Criar Um privilégio necessário para criar um novo registro. Os registros que podem ser criados dependem do nível de acesso da permissão definida no direito de acesso., Excluir Um privilégio necessário para remover permanentemente um registro. Os registros que podem ser removidos dependem do nível de acesso da permissão definida em seu direito de acesso., Gravar Um privilégio necessário para fazer alterações em um registro. Os registros que podem ser alterados dependem do nível de acesso da permissão definida em seu direito de acesso., Atribuir Um privilégio necessário para conceder a propriedade de um registro a outro usuário. Os registros que podem ser atribuídos dependem do nível de acesso da permissão definida no direito de acesso., Compartilhar Um privilégio necessário para conceder ao usuário o acesso a outro registro, mas mantendo seu próprio acesso. Os registros que podem ser compartilhados dependem do nível de acesso da permissão definida no direito de acesso., Acrescentar Um privilégio necessário para associar um registro ao registro atual. Por exemplo, se um usuário tiver direitos Acrescentar sobre uma oportunidade, ele poderá adicionar a ela uma anotação. Os registros que podem ser acrescentados dependem do nível de acesso da permissão definida no direito de acesso. e Acrescentar a Um privilégio necessário para associar o registro atual a outro registro. Por exemplo, uma anotação poderá ser anexada a uma oportunidade se o usuário tiver direitos 'Acrescentar a' sobre essa anotação. Os registros aos quais outros podem ser acrescentados dependem do nível de acesso da permissão definida no direito de acesso..
O proprietário de um registro ou uma pessoa com o privilégio Compartilhar Um privilégio necessário para conceder ao usuário o acesso a outro registro, mas mantendo seu próprio acesso. Os registros que podem ser compartilhados dependem do nível de acesso da permissão definida no direito de acesso. em um registro pode compartilhar um registro com outros usuários ou equipes Grupos de usuários que compartilham registros de negócios e colaboram neles.Uma equipe pode ser constituída de pessoas subordinadas a uma única unidade de negócios ou a várias.. O compartilhamento pode adicionar os privilégios Ler Um privilégio necessário para ler um registro. Os registros que podem ser lidos dependem do nível de acesso da permissão definida em seu direito de acesso., Gravar Um privilégio necessário para fazer alterações em um registro. Os registros que podem ser alterados dependem do nível de acesso da permissão definida em seu direito de acesso., Excluir Um privilégio necessário para remover permanentemente um registro. Os registros que podem ser removidos dependem do nível de acesso da permissão definida em seu direito de acesso., Acrescentar Um privilégio necessário para associar um registro ao registro atual. Por exemplo, se um usuário tiver direitos Acrescentar sobre uma oportunidade, ele poderá adicionar a ela uma anotação. Os registros que podem ser acrescentados dependem do nível de acesso da permissão definida no direito de acesso., Atribuir Um privilégio necessário para conceder a propriedade de um registro a outro usuário. Os registros que podem ser atribuídos dependem do nível de acesso da permissão definida no direito de acesso. e Compartilhar Um privilégio necessário para conceder ao usuário o acesso a outro registro, mas mantendo seu próprio acesso. Os registros que podem ser compartilhados dependem do nível de acesso da permissão definida no direito de acesso. a registros específicos. Mais informações: Compartilhar ou atribuir registros e modos de exibição
As equipes são usadas principalmente para compartilhar registros que os membros da equipe geralmente não podem acessar. Mais informações:Trabalhar com equipes
Não é possível remover o acesso a um registro em particular. Qualquer alteração em um privilégio do direito de acesso se aplica a todos os registros desse tipo de registro.
No Microsoft Dynamics CRM, os campos em formulários podem ter permissões de leitura, criação e atualização. Crie ou altere permissões de campos personalizados usando a configuração Segurança de Campo no formulário de personalização de campo e estabelecendo Perfis de segurança de campo.
Os perfis de segurança de campo são semelhantes aos direitos de acesso no Microsoft Dynamics CRM. Ambos especificam quais usuários ou grupos de usuários podem ver, modificar ou criar no Microsoft Dynamics CRM.
Ao criar um campo personalizado em um formulário, você tem a opção de usar a segurança de campo. O uso desse tipo de segurança limita o acesso a um campo, tendo como base o perfil de segurança de campo de um usuário. Caso a segurança de campo não seja utilizada, todas as restrições ao campo serão baseadas apenas no direito de acesso do usuário.
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Um nível de acesso que nega ao usuário privilégios em qualquer nível. 
Um nível de acesso que permite ao usuário trabalhar com os tipos de registro que ele tem, com os tipos de registro que são compartilhados com o usuário e com os tipos de registro que são compartilhados com a equipe da qual ele faz parte. Por exemplo, se um usuário receber o nível de acesso Usuário no privilégio Ler para registros de Conta, as únicas contas que poderão ser lidas serão aquelas de propriedade do usuário ou compartilhadas com ele. 
Um nível de acesso que permite ao usuário trabalhar com tipos de registros de sua própria unidade de negócios. Os usuários com acesso Unidade de Negócios também têm, automaticamente, acesso Usuário. Por exemplo, se um usuário tiver o nível de acesso Unidade de Negócios no privilégio Ler para registros de Conta, ele poderá ler todas as contas da unidade de negócios local. 
Um nível de acesso que permite ao usuário trabalhar com todos os tipos de registros da organização inteira, independentemente do nível hierárquico da unidade de negócios à qual a entidade ou o usuário pertence. Os usuários com acesso Organização automaticamente têm os acessos Divisões Primária e Secundárias, Unidade de Negócios e Usuário. 
ou Organização