Enviando e recebendo emails no Microsoft Dynamics CRM para Outlook
Ao trabalhar com o Microsoft Dynamics CRM para Microsoft Office Outlook, você pode usar todos os botões e barras de ferramentas já conhecidos do Outlook com a Barra de ferramentas Microsoft Dynamics CRM, o menu ou a guia para gerenciar mensagens de email e a maioria das demais atividades.
A qualquer momento, você pode acompanhar uma mensagem de email do Outlook no Microsoft Dynamics CRM. As mensagens acompanhadas continuam sendo exibidas nas pastas de email do Outlook. Por padrão, as mensagens acompanhadas exibem um símbolo de Microsoft Dynamics CRM 
. Uma cópia da mensagem de email é salva como uma atividade e é disponibilizada na área Atividades do Microsoft Dynamics CRM. Você pode vincular a atividade a um registro do Microsoft Dynamics CRM. Também é possível definir opções pessoais de modo que todos os emails de entrada sejam acompanhados no Microsoft Dynamics CRM.
Mais informações: Definir opções pessoais
Importante
Como o Microsoft Dynamics CRM compartilha dados entre usuários, muitas das pressuposições de privacidade padrão de um sistema de email completo não são aplicáveis. Isso significa que uma atividade de email associada a um registro do Microsoft Dynamics CRM (por exemplo, ocorrência, conta ou contato) tem a mesma visibilidade de qualquer outra atividade associada a esse registro. Qualquer usuário com acesso ao registro e às respectivas atividades associadas terá acesso à mensagem de email.
Gerenciando emails recebidos
Quando o Microsoft Dynamics CRM para Outlook é utilizado, todos os emails são recebidos na Caixa de Entrada do Outlook. Somente as mensagens de email originadas como uma atividade de email do Microsoft Dynamics CRM (por exemplo, uma resposta a uma mensagem de email enviada do Microsoft Dynamics CRM) ou que foram marcadas como acompanhadas no Microsoft Dynamics CRM são recebidas nas áreas Atividades e Minhas Atividades: Filas do Microsoft Dynamics CRM. Se preferir, você poderá:
- Acompanhar todas as mensagens de email de entrada como atividades de email do Microsoft Dynamics CRM.
- Acompanhar somente as mensagens de email originadas no Microsoft Dynamics CRM (ou seja, emails enviados em resposta a uma atividade de email do Microsoft Dynamics CRM) nas atividades de email do Microsoft Dynamics CRM.
- Acompanhar somente as mensagens de email relacionadas às suas contas, contatos ou clientes potenciais.
- Acompanhar as mensagens de email relacionadas a todos os tipos de registro do Microsoft Dynamics CRM e personalizados que contenham um campo de email.
Observação
Mais de um tipo de registro personalizado pode conter o mesmo endereço de email. Quando isso acontece, o Microsoft Dynamics CRM vincula as mensagens de email recebidas desse endereço ao registro pertencente à entidade personalizada que foi criada primeiro. Por exemplo, um tipo de registro Paciente criado em janeiro lista o endereço de email nome@example.com. Um tipo de registro Médico criado em fevereiro também lista o mesmo endereço de email. O Microsoft Dynamics CRM vincula as mensagens de email recebidas de nome@example.com somente ao tipo de registro Paciente. O envio de uma mensagem de email para nome@example.com vincula a mensagem ao tipo de registro Paciente e ao tipo de registro Médico.
Se optar por não acompanhar todas as mensagens de email de entrada, você poderá acompanhar manualmente as mensagens selecionadas no Outlook como atividades de email do Microsoft Dynamics CRM.
Se você acompanhar todas as suas mensagens de email como atividades de email do Microsoft Dynamics CRM, elas poderão ser acessadas por qualquer pessoa que tenha permissão para exibir ou trabalhar com as suas atividades. Além disso, quando você acompanha uma mensagem de email com anexos para uma atividade do Microsoft Dynamics CRM, os anexos são incluídos na atividade. Se não quiser que os anexos sejam disponibilizados para outros usuários, exclua-os da atividade de email.
Mais informações: Salvar contatos, tarefas e mensagens de email do Outlook como registros do Microsoft Dynamics CRM
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Início da páginaEnviando e respondendo emails
É possível vincular atividades de email do Microsoft Dynamics CRM a contatos, contas, clientes potenciais, instalações, equipamentos, filas ou usuários ativos no Microsoft Dynamics CRM. Você pode selecionar registros ativos do Microsoft Dynamics CRM com endereços de email do catálogo de endereços do Microsoft Dynamics CRM, o qual é instalado automaticamente durante a instalação do Microsoft Dynamics CRM para Outlook. As atividades de email também podem ser acompanhadas no Microsoft Dynamics CRM sem estarem relacionadas a outro registro.
Quando você envia, responde ou encaminha uma mensagem de email que é acompanhada como uma atividade de email, uma atividade fechada é criada para cada conta e contato referenciado e exibido na área Atividades. Não é possível atualizar as atividades de email fechadas, exceto para vinculá-las a um registro relacionado do Microsoft Dynamics CRM. Se um registro relacionado ainda não tiver sido selecionado, você poderá selecioná-lo
Mais informações: Gerenciando atividades de email
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Trabalhando com o Microsoft Dynamics CRM para Outlook offline e sincronizando com o Microsoft Dynamics CRM
Se instalar o Microsoft Dynamics CRM para Outlook, você terá a opção de trabalhar offline no servidor do Microsoft Dynamics CRM. É possível criar mensagens de email do Microsoft Dynamics CRM que serão enviadas quando você voltar ao modo online com o servidor do Microsoft Dynamics CRM. Se houver o envio de mensagens de email do Outlook, elas serão enviadas imediatamente se você tiver acesso à rede para envio de email.
Sincronizando informaçõesMais informações:
Quando você trabalha com o Microsoft Dynamics CRM para Outlook no modo offline, uma mensagem de email enviada pode não ser entregue ou pode ser bloqueada, porque o destinatário não deseja receber a mensagem ou o servidor de email está inativo. Se isso ocorrer, o Outlook salvará a mensagem de email na pasta Rascunhos, mas o Microsoft Dynamics CRM criará uma atividade fechada. No Microsoft Dynamics CRM, use a exibição Email pendente para ver as mensagens não enviadas.
Quando você trabalha no modo offline, as mensagens de email enviadas do Microsoft Dynamics CRM são salvas na fila offline do Outlook. Quando você volta para o modo online, o Microsoft Dynamics CRM automaticamente tenta enviá-las e criar as atividades. Se não for possível enviar uma mensagem de email, o Microsoft Dynamics CRM a salvará como uma atividade de rascunho, mas a mensagem não aparecerá na pasta Rascunhos do Outlook.
Mais informações: Trabalhando offline
Usando o catálogo de endereços do Microsoft Dynamics CRM
Use o catálogo de endereços do Microsoft Dynamics CRM para selecionar registros do Microsoft Dynamics CRM no Outlook. O catálogo de endereços inclui contas, contatos, instalações e equipamentos, clientes potenciais, filas e usuários. Acesse e use o catálogo de endereços do Microsoft Dynamics CRM por meio do mesmo menu utilizado para outros catálogos de endereços do Outlook.
O catálogo de endereços é usado para reconciliar destinatários de email em mensagens de entrada com contatos do Microsoft Dynamics CRM e vinculá-los automaticamente. A maneira como é feita a correspondência entre os contatos é definida nas opções pessoais.
Mais informações: Definir opções pessoais
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