Trabalhando com registros e atividades no Microsoft Dynamics CRM para Outlook

Com o Microsoft Dynamics CRM para Microsoft Office Outlook, você pode trabalhar em todas as áreas do Microsoft Dynamics CRM para as quais tem privilégios Os direitos de um usuário de executar ações específicas em determinados tipos de registro ou de executar tarefas.Privilégios são atribuídos pelos administradores do sistema para funções de segurança. Funções de segurança são então atribuídas aos usuários. Alguns exemplos de privilégios incluem Atualizar Conta e Publicar Personalizações..

Criando novos registros e atividades

Crie novos registros Entradas no banco de dados do Microsoft Dynamics CRM que armazenam todas as informações sobre itens específicos; por exemplo, contatos.Registros são como fichas individuais em um sistema de preenchimento de fichas. Você pode exibir informações básicas sobre os registros de uma lista e exibir ou alterar informações detalhadas sobre os registros de um formulário. e atividades Ações a serem executadas, como tarefas ou itens de comunicação que são enviados ou recebidos, por exemplo, emails, chamadas telefônicas, cartas, faxes e compromissos. Os status das atividades são controlados e o histórico das atividades é armazenado no sistema, de maneira que os usuários possam exibir as atividades abertas e fechadas. usando o Microsoft Dynamics CRM para Outlook neste locais:

• Botões de barra de ferramentas, menus e guias do Outlook

  Mais informações: Definir opções pessoais

• barra de ferramentas (no Outlook 2007) ou a guia CRM na faixa de opções (no Outlook 2010)
• menu CRM (no Outlook 2007) ou a guia CRM(no Outlook 2010)
• pastas do Microsoft Dynamics CRM

Mais informações: Salvar contatos, tarefas e mensagens de email do Outlook como registros do Microsoft Dynamics CRM

Trabalhando offline

Para usar o recurso offline, você precisa do respectivo privilégio O direito de um usuário de executar uma ação específica em um tipo de registro específico ou de executar uma tarefa. Privilégios são atribuídos pelos administradores do sistema para funções de segurança. Funções de segurança são então atribuídas aos usuários. Alguns exemplos de privilégios incluem Atualizar Conta e Publicar Personalizações..

A lista a seguir mostra os recursos que não ficam disponíveis quando você trabalha em modo offline

Mais informações: Trabalhando offline

Sincronizando lembretes e calendários

Algumas atividades herdam lembretes do Outlook. A condição de uma atividade ter ou não um lembrete depende de onde ela foi criada:

• Atividades criadas no Microsoft Dynamics CRM para Outlook
• Atividades criadas no aplicativo Web

Somente as atividades de compromissos e serviços do Microsoft Dynamics CRM que são acompanhadas no Outlook como compromissos aparecem tanto no calendário do Outlook como no calendário do Microsoft Dynamics CRM.

Excluindo registros e atividades

Quando você exclui um contato, uma tarefa ou um compromisso vinculado no Outlook ou no Microsoft Dynamics CRM, um destes resultados pode ocorrer: o item vinculado também pode ser excluído ou o item vinculado permanece, mas o vínculo é desfeito e futuras alterações não serão sincronizadas.

• Para contatos que pertencem a você:
  • Se você excluir um contato do Outlook, ele não será jamais excluído do Microsoft Dynamics CRM, mas o vínculo será desfeito e o registro será atualizado.
  • Se um contato que pertence a você for excluído do Microsoft Dynamics CRM, ele não será excluído do Outlook, mas o vínculo será desfeito e o registro não será atualizado.
  • Se outra pessoa excluir do Outlook um contato que pertence a você, esse contato não será excluído do Microsoft Dynamics CRM, mas o vínculo será desfeito e o registro não será atualizado nem recriado no Outlook.
• Para contatos que não pertencem a você:
  • Se outra pessoa excluir do Outlook um contato que não pertence a você no Microsoft Dynamics CRM, o contato será excluído do Microsoft Dynamics CRM.
• Para outros registros e atividades:
  • Se um registro acompanhado for excluído do Outlook ou um compromisso for recusado no Outlook e então o registro ou a atividade forem atualizados no Microsoft Dynamics CRM, será possível recriar o registro ou a atividade.
  • Quando você exclui do Outlook uma mensagem de email, um contato, uma tarefa concluída, ou uma atividade de compromisso ou serviço passada, esses elementos não são excluídos do Microsoft Dynamics CRM, mas o vínculo é desfeito. No entanto, se você excluir do Outlook uma tarefa pendente (incompleta) ou um compromisso futuro, esses elementos também serão excluídos do Microsoft Dynamics CRM.
  • Se uma atividade acompanhada for excluída do Outlook ou um compromisso for recusado no Outlook e então o registro do Microsoft Dynamics CRM for atualizado no Microsoft Dynamics CRM, será possível recriar o registro ou a atividade durante a sincronização.
• Compromissos e tarefas pendentes:
  • Se o compromisso for excluído do Outlook pelo proprietário ou pelo organizador, ele será excluído do Microsoft Dynamics CRM. Caso a exclusão seja feita por um participante, o compromisso não será excluído do Outlook.
  • Se uma tarefa pendente for excluída do Outlook ou do Microsoft Dynamics CRM, a tarefa vinculada será excluída.
• Compromissos passados e tarefas concluídas:
  • Compromissos passados e tarefas concluídas não são excluídos.

Sincronizando informaçõesMais informações: