Salvar e vincular tarefas e compromissos do Outlook ao Microsoft Dynamics CRM

Posso executar esta tarefa?

Para salvar uma tarefa não atribuída do Outlook, um compromisso não recorrente e solicitações de reunião como um novo registro de atividade do Microsoft Dynamics CRM, acompanhe o item. Você também pode vincular o item do Outlook a um registro do Microsoft Dynamics CRM; por exemplo, a uma conta ou a um contato. Quando você acompanha um item, isso também cria um novo registro do Microsoft Dynamics CRM, que é vinculado ao registro do Outlook. As atualizações para o item no Outlook ou no Microsoft Dynamics CRM são refletidas nos dois registros.

1. Inicie o Outlook. (o Microsoft Dynamics CRM para Outlook deve estar instalado).
2. No calendário ou na lista de tarefas do Outlook, selecione um ou mais compromissos, solicitações de reunião ou tarefas a serem adicionadas ao Microsoft Dynamics CRM. É possível selecionar até 20 registros do mesmo tipo de cada vez.
3. Salvar tarefas do Outlook como tarefas do Microsoft Dynamics CRM
   • Se o Outlook 2007 estiver instalado, na Barra de Ferramentas CRM, clique em Controlar no CRM.
   • Se o Outlook 2010 estiver instalado, no grupo CRM, clique em Acompanhar.

     Os itens de calendário e as tarefas são exibidos como o mesmo tipo de item na área Atividades do Microsoft Dynamics CRM.

4. Salvar tarefas do Outlook como telefonemas, faxes ou cartas do Microsoft Dynamics CRM
   • Na pasta de tarefas do Outlook, abra uma tarefa.
   • No grupo CRM, clique na seta localizada no botão Acompanhar e clique no tipo de atividade do Microsoft Dynamics CRM a ser criada.

     Na pasta de tarefas do Outlook, os ícones ao lado dos registros são alterados para Ícone Acompanhado no CRM . As novas tarefas são exibidas como atividades selecionadas na área Atividades do Microsoft Dynamics CRM.

5. Para adicionar informações no novo formulário de atividade do Microsoft Dynamics CRM, abra o item no Outlook e, no grupo CRM, clique em Exibir no CRM.

   O registro do Microsoft Dynamics CRM é aberto.

   Não é possível editar atividades após elas terem sido fechadas no Microsoft Dynamics CRM, com exceção de mensagens de email enviadas, que podem ser atualizadas com informações sobre os registros aos quais estão relacionadas.

6. Para vincular o item a um registro do Microsoft Dynamics CRM, como uma conta ou contato, abra esse item e, no grupo CRM, clique em Definir Referente a. Clique no tipo de registro desejado, clique no registro e depois clique em OK.

   Dica

   Primeiro, clique em Referente a, em Definir Referente a ou em Definir Pai; Controlar no CRM será automaticamente ativado.

   Observações

   • No Outlook, você pode remover o vínculo e excluir o registro correspondente no Microsoft Dynamics CRM. Abra o item do Outlook. No grupo CRM, clique em Cancelar Controle e, na mensagem de confirmação, clique em Sim .
   • No Outlook, o Microsoft Dynamics CRM inclui links para os registros referente e primário e também lista como o item é acompanhado.
   • A detecção de duplicidades Processo de identificar automaticamente possíveis registros duplicados. identifica registros duplicados quando um registro é acompanhado. O Microsoft Dynamics CRM também verifica se há duplicidades quando você faz sincronizações ou volta ao modo online.

   Resolva os possíveis registros duplicados.

   Quando você publica uma regra de detecção de duplicata Uma regra que especifica critérios para identificar um registro como uma duplicata., um código de correspondência Um código que é criado para cada registro ao qual possa ser aplicada uma regra de detecção de duplicata e é usado como parte do processo de detecção de duplicatas. é criado para cada registro do tipo de registro correspondente para essa regra. A publicação ocorre em segundo plano como um trabalho do sistema.

   1. Para abrir um registro e verificar se ele é uma duplicata potencial, na lista Registros duplicados potenciais, clique duas vezes no registro.
      • Se a regra de detecção de duplicata Uma regra que especifica critérios para identificar um registro como uma duplicata. tiver identificado potenciais registros de duplicatas nos outros tipos de registros, verifique os registros de cada tipo listado.
   2. Se o seu registro novo ou atualizado não for uma duplicata, para criar um novo registro clique em Salvar Registro.

      -OU-

      Se o seu registro novo ou atualizado for uma duplicata, clique em Cancelar para cancelar as alterações.

   Observação

   A detecção de duplicata pode ocorrer somente se for habilitada em Configurações de Detecção de Duplicatas e se houver pelo menos uma detecção de duplicata Uma regra que especifica critérios para identificar um registro como uma duplicata. para o tipo de registro.Mais informações: Evitando registros duplicados

   • Se você não estiver selecionado como um dos recursos obrigatórios em uma atividade de compromisso ou de serviço, a atividade não será exibida no calendário do Outlook após a sincronização.
   • Não é possível vincular uma tarefa armazenada no repositório padrão de mensagens do Outlook ou em outros locais não padrão do Microsoft Exchange.