Preparar um arquivo para importação

Posso executar esta tarefa?

Siga as diretrizes deste tópico para garantir o êxito das suas importações de arquivos.

1. Coloque os registros de cada tipo de registro (Um grupo de registros. Por exemplo, todos os registros de conta são agrupados como o tipo de registro Conta. Também chamado de entidade.) em um arquivo separado.
   • Armazene anotações e anexos em arquivos separados de seus registros associados.

     Para obter mais informações: Como anotações e anexos são importados

   • Armazene endereços em um arquivo separado.

     Para obter mais informações: Como endereços são importados

   Observação

   Se o arquivo de origem exportado contiver dados de contatos e contas, use o mapa de dados Mapa Genérico para Contato e Conta . Trata-se de um dos mapas de dados padrão fornecidos com o Assistente para Importação de Dados.

   Se o arquivo de origem contiver registros de dois tipos que não sejam contatos e contas, faça uma cópia do mapa de dados Mapa Genérico para Contato e Conta para personalizá-lo de acordo com os tipos de registro no arquivo de origem. Importe o mapa de dados personalizado no Microsoft Dynamics CRM, e use-o para importar dados. Para obter mais informações, consulte Trabalhar com mapas de dados.

2. Verifique se o arquivo está em um dos seguintes formatos:
   • Formato de texto delimitado (Um arquivo que contém dados nos quais valores de campo individuais são separados por vírgulas, tabulações, ponto e vírgulas ou outros caracteres. Os nomes de arquivos de texto delimitado geralmente terminam com a extensão .txt (por exemplo, "meu_arquivo.txt").) (.txt), com colunas separadas por vírgulas
   • Formato CSV (arquivo de valores separados por vírgula) (Um arquivo de dados com uma extensão .csv.Geralmente, um arquivo CSV é composto por campos e registros e é armazenado como texto, com campos separados uns dos outros por vírgulas.) (.csv)
   • Formato de arquivo Planilha XML 2003 (.xml)
   • Arquivo compactado em formato .zip

   Um arquivo .zip pode incluir arquivos nos formatos .csv, .xml ou .txt. Todos os arquivo de um único arquivo compactado devem ter o mesmo formato.

3. Verifique se cada arquivo foi delimitado corretamente.

   Você pode criar um arquivo delimitado no formato .txt, .csv ou .xml usando o Microsoft Office Excel.

   Se o seu arquivo usar somente caracteres ASCII, salve-o como arquivo de valores separados por vírgulas (.csv).

   1. No Excel 2007, clique em Botão do Microsoft Office e em Salvar como.

      -OU-

      No Excel 2010, clique na guia Arquivo e em Salvar como.

   Na lista Salvar como tipo, clique em CSV (Delimitado por vírgula)(*.csv).

   Se o arquivo usar caracteres não ASCII, salve-o como um arquivo de texto Unicode (.txt).

   Se o arquivo para importação contiver caracteres não ASCII (Um conjunto de caracteres que define todos os caracteres e símbolos necessários em inglês.), esse arquivo deverá estar no formato Unicode (Um conjunto de caracteres que define todos os caracteres necessários para redigir a maioria das línguas vivas em computadores.) ou UTF-8 (Um conjunto de caracteres unicode que é compatível com versões anteriores do conjunto de caracteres ASCII.). Para obter mais informações, consulte Importando dados com caracteres não ASCII.

   1. No Excel 2007, clique em Botão do Microsoft Office e em Salvar como.

      -OU-

      No Excel 2010, clique na guia Arquivo e clique em Salvar como.

   2. Na lista Salvar como tipo, clique em Texto Unicode (*.txt).
   3. Use o Bloco de Notas para abrir o arquivo .txt.
      1. Procure vírgulas no arquivo. Coloque entre aspas todos os dados que incluírem vírgulas. Por exemplo, se você tiver a informação Rua Principal, 23, Apto. 2, altere-a para "Rua Principal, 23, Apto. 2" no arquivo.
4. Lembre-se de concluir as tarefas de preparação para tipos específicos de registro.
5. Lembre-se de concluir as tarefas de preparação para tipos específicos de dados.

   Se quiser transformar dados como parte do processo de importação, identifique se as transformações (Tipos de mapeamento usados para modificar dados antes de migrá-los.Transformações incluem concatenação, divisão, substituição, subsequência, atribuição e modificações de data.) fornecidas podem executar as alterações necessárias. Se não puderem, decida se é preciso editar os dados de origem antes de importá-los. Para obter mais informações, consulte Referência de transformação.

6. Verifique se a primeira linha de um arquivo contém títulos de coluna.

   Edite o arquivo e adicione títulos de coluna (Texto usado na primeira linha de uma planilha ou de um arquivo que rotula os dados em cada coluna.) se ainda não existirem.

   Observação

   Verifique se o arquivo .csv não contém:

   • Várias linhas na primeira linha (linha de cabeçalho)
   • Aspas na primeira linha. No Microsoft Dynamics CRM, as aspas são usadas como delimitadores de dados.
   • Dados separados com um ponto-e-vírgula (;) ou com uma vírgula (,). No Microsoft Dynamics CRM, esses elementos são usados como delimitadores de campos.

   Importante

   Para usar o mapeamento automático (Importação de um arquivo de dados em que os títulos das colunas coincidem exatamente com os nomes para exibição do Microsoft Dynamics CRM. Não é necessário nenhum mapa de dados. Com o mapeamento automático, você pode mapear as colunas que estabelecem um relacionamento com os registros existentes do Microsoft Dynamics CRM.), que é necessário para a importação de dados que contêm referências a registros existentes no Microsoft Dynamics CRM, os títulos de coluna devem corresponder aos valores do atributo nome para exibição (Rótulo usado por padrão quando um atributo é exibido em um formulário, uma lista ou um relatório. O Nome para Exibição de cada atributo pode ser alterado na área Personalização por um usuário com a função de segurança apropriada.) no Microsoft Dynamics CRM.

   • Para identificar os valores de nome para exibição, abra o formulário do tipo de registro como se fosse criar um novo registro. Os rótulos do formulário geralmente correspondem aos nomes para exibição, embora seja possível para o personalizador do sistema alterar o valor de rótulo do formulário. Se tiver o direito de acesso apropriado, você identificará nomes para exibição na área Personalização:
     1. No painel de navegação, clique em Configurações, em Personalizações e em Personalizar o sistema.
     2. Abra a entidade e clique em Atributos.
   • Se estiver trabalhando em um ambiente multilíngue, o mapeamento automático de colunas usará os nomes para exibição no idioma da interface do usuário (O idioma em que o Microsoft Dynamics CRM exibe texto para elementos textuais, como rótulos e valores de lista. Se a organização tiver habilitado outros idiomas, você poderá selecionar o idioma a ser usado pelo Microsoft Dynamics CRM para exibir a interface do usuário.), definido na guia Opções Regionais da caixa de diálogo Definir Opções Pessoais. Mais informações: Definir opções pessoais
7. Verifique se existem dados para todos os campos de requisitos comerciais.

   Um registro só será importado se todos os campos de requisitos comerciais (Atributos que são obrigatórios para que um registro possa ser salvo. Os campos obrigatórios são marcados com um asterisco.) do Microsoft Dynamics CRM estiverem mapeados e se os dados existirem em cada uma das colunas de origem mapeadas para os campos necessários. É possível determinar os campos necessários antecipadamente ou usar o Assistente para Importação de Dados para identificar os mapeamentos necessários em falta. Em ambos os casos, verifique se você tem os dados necessários em cada registro. Para determinar os campos necessários à empresa, abra o formulário do tipo de registro como se estivesse criando um novo registro e identifique os campos marcados com um asterisco vermelho (*).

   A lista a seguir mostra campos necessários à empresa para tipos de registros comumente importados.

   • Conta: Nome da Conta
   • Contato: Sobrenome
   • Cliente Potencial: Tópico, Sobrenome, Nome da Empresa
   • Produto: Unidade Padrão, Grupo da Unidade, Oferece Suporte a Decimais
   • Resposta de Campanha: Campanha Primária, Assunto, Proprietário

   Exemplo apresentando clientes potenciais para importação

   As linhas a seguir mostram a possível aparência dos dados de um arquivo no formato .csv contendo clientes potenciais para importação. A primeira linha contém os nomes dos campos, e as linhas restantes são importadas como dados.

   Empresa,Sobrenome,Nome,Tópico,Email,Telefone Celular

   Designer Bikes,Groth,Brian,Mountain bikes,alguem@exemplo.com,555-555-0112

   Principais Artigos Esportivos,Bedecs,Anna,Componentes,,555-555-0171

Observação

Por padrão, o tamanho máximo dos arquivos que você pode importar é 8 megabytes (MB). Ou seja:

• Os arquivos .csv, .txt ou .xml não podem ter mais de 8 MB de tamanho.
• O tamanho total do arquivo .zip, incluindo a pasta de anexos, não pode exceder 8 MB. O administrador do sistema pode alterar esse limite para até 32 MB nas configurações do arquivo web.config.

  O tamanho total dos arquivos extraídos não pode exceder 200 MB.