Há um modelo de importação de dados para cada tipo de registro que pode ser importado. Esse modelo está no formato de Planilha XML 2003 com a extensão .xml.
As colunas do modelo correspondem aos vários campos de um determinado tipo de registro. O recurso de validação de dados do Excel controla o tipo de dados em cada coluna ou os valores inseridos em uma célula. Ele também mostra quais colunas são obrigatórias e exigem dados para que o registro seja importado.