Criar um documento de mala direta do Microsoft Office Word

Posso executar a tarefa?

No Microsoft Dynamics CRM para Outlook, somente uma mala direta pode ser executada de cada vez. Se você receber a mensagem "A Mala Direta do Microsoft Dynamics CRM já está sendo executada" e desejar interromper a mala direta, feche e depois reabra o Microsoft Office Word ou o Microsoft Internet Explorer. É possível executar vários processos de mala direta ao mesmo tempo no Aplicativo Web A versão do Microsoft Dynamics CRM que funciona no Microsoft Internet Explorer..

Para usar mala direta, o formato do email deve ser HTML.

Tipos de registros que usam mala direta

1. Abra a lista de registros desejada.
2. Na lista, selecione o registro a ser adicionado à lista de destinatários da mala direta.
3. Na guia Relacionamento, no grupo Marketing, clique em Mala Direta.

   Depois que a mala direta começar, não altere o tipo de mala direta e não saia do Microsoft Internet Explorer.

4. Se houver outros idiomas instalados, você poderá selecionar o idioma para filtrar a lista de modelos.
5. Na caixa de diálogo Mala Direta, selecione o tipo de documento a ser usado.

   Observação

   Se a opção Email não estiver disponível, a opção Ativar Mala Direta por Email via Mala Direta nas Configurações de Sistema talvez esteja definida como Não. Mais informações: Gerenciar Configurações do Sistema

6. Selecione se deseja iniciar com um documento em branco ou um modelo. Se escolher a opção do modelo, clique em botão Pesquisar para selecioná-lo.

   Novos modelos de mala direta são criados na área Configurações. Mais informações: Trabalhar com modelos de mala direta

7. Se necessário, você pode adicionar ou excluir campos de dados.

   O Microsoft Office Word oferece suporte a até 64 campos de dados, dos quais o Microsoft Dynamics CRM para Outlook reserva dois para armazenar a chave primária e o proprietário do registro.

8. Clique em Baixar.

   O Microsoft Dynamics CRM abre automaticamente um documento do Microsoft Office Word. Na caixa de diálogo Download de Arquivo, clique em Abrir.

   Este não é o seu documento de mala direta. Essa é uma página provisória. Siga as indicações do documento Word, o que inclui clicar em CRM.

9. Na caixa de diálogo Destinatário de Mala Direta, verifique se a lista está precisa e clique em OK.
10. Para continuar a mala direta, siga as instruções fornecidas no painel Mala Direta. Para obter mais informações, consulte a documentação da Ajuda do Microsoft Office Word.

    Dica

    • Para exibir as informações desejadas e selecionar o formato, no assistente de Mala Direta, clique em Bloco de Endereço e em Linha de Saudação.
    • Para adicionar campos de dados Espaços reservados que automaticamente inserem texto em uma mensagem de email ou documento.O campo de dados representa uma categoria de informação que corresponde a uma coluna de informações na origem de dados. O nome de cada campo de dados é relacionado na primeira linha (cabeçalho da coluna) da origem de dados. "PostalCode" e "LastName" são exemplos de nomes de campos de dados. Espaços reservados que automaticamente inserem texto em uma mensagem de email ou documento. e exibir mais informações, clique em Mais Itens. É possível usar até 64 campos de dados.
    • Para exibir as informações desejadas e selecionar o formato, no assistente de Mala Direta, clique em Bloco de Endereço e em Linha de Saudação.
    • Para adicionar campos de dados Espaços reservados que automaticamente inserem texto em uma mensagem de email ou documento.O campo de dados representa uma categoria de informação que corresponde a uma coluna de informações na origem de dados. O nome de cada campo de dados é relacionado na primeira linha (cabeçalho da coluna) da origem de dados. "PostalCode" e "LastName" são exemplos de nomes de campos de dados. Espaços reservados que automaticamente inserem texto em uma mensagem de email ou documento. e exibir mais informações, clique em Mais Itens. É possível usar até 64 campos de dados.
11. Se estiver trabalhando no Microsoft Dynamics CRM para Outlook e tiver criado um novo modelo ou atualizado um modelo existente, você poderá carregar o modelo.
    • Para salvar o documento como um modelo, no painel Concluir a Mesclagem, clique em Carregar Modelo no CRM.

    Se estiver trabalhando no Aplicativo Web, você poderá carregar o modelo na área Configurações. Mais informações: Trabalhar com modelos de mala direta

12. Quando concluir o documento de mala direta, feche-o e exclua o documento de mala direta provisório (Mail_Merge_nnnn.xml) e o arquivo de texto associado (Mail_Merge_nnnn.txt) com o mesmo nome.

    A mala direta pode deixar dados confidenciais no seu computador.

    O processo de mala direta cria dois arquivos, além dos documentos de mala direta. Esses arquivos são as fontes de dados usadas pela mala direta e contêm dados do Microsoft Dynamics CRM, que podem incluir dados confidenciais dos clientes. Depois de concluir a mala direta, convém excluir esses arquivos de fonte de dados.

    Ambos os arquivos têm o mesmo nome: Mail_Merge[nnnn], em que nnnn é um número de quatro caracteres gerado aleatoriamente. Um deles é um arquivo .doc e o outro é um arquivo .txt. A menos que você tenha salvado ou movido os arquivos para outro diretório, normalmente eles se encontram em uma pasta temporária no computador.

13. Se estiver trabalhando no Microsoft Dynamics CRM para Outlook, após a impressão ou o envio do documento, você poderá optar por criar atividades para itens de mala direta.
    1. Na caixa de diálogo Criar Atividades , clique em Criar atividades do Microsoft Dynamics CRM.
    2. Se desejar alterar os valores padrão da atividade, clique em Detalhes da Atividade e faça as alterações. Para salvar as alterações, clique em OK.
    3. Em Atribuir atividades a, selecione a pessoa a ser atribuída às novas atividades.
    4. Você pode preferir fechar imediatamente as novas atividades. As atividades de email são fechadas assim que as mensagens são enviadas.
    5. Se estiver criando uma mala direta com base em uma lista de marketing, você também poderá transformar a mala direta em uma campanha rápida Um método de comunicação que cria uma única atividade para distribuição a um grupo de contas, contatos ou clientes potenciais, ou a uma única lista de marketing. Comparação com as campanhas, que dão suporte a programas de marketing completos que têm múltiplas atividades. e incluir um link nas mensagens de email, para que os clientes possam se retirar das suas listas de marketing.
    6. Clique em OK para salvar as alterações e criar as atividades.

    As atividades fechadas aparecem na lista de histórico do registro do cliente. As atividades abertas aparecem na lista de atividades do registro do cliente e na sua lista de atividades ativas.

    OBSERVAÇÃO: as opções de barra de ferramentas do Microsoft Word 2003 não criam atividades: Mesclar para Novos Documentos, Mesclar para Impressora e Mesclar para o Word.

    Observação

    Caso uma conta ou contato não possua um endereço de email válido ou possua a opção Não Permitir definida para Email em Massa, a mensagem não será enviada e nenhuma atividade de email será criada.