Os recursos de gerenciamento de documentos do Microsoft SharePoint permitem que você armazene documentos no SharePoint enquanto organiza e gerencia esses documentos usando o Microsoft Dynamics CRM. Essa forma de gerenciamento poupa o seu tempo permitindo que você acesse, compartilhe e colabore de maneira mais eficiente. Você pode proteger os documentos armazenados no SharePoint contra acesso ou uso não autorizado.
Você pode gerenciar documentos para quaisquer entidades no SharePoint. Esta é a seleção padrão de entidades quando você clica pela primeira vez em Configurações de Gerenciamento de Documentos na área Gerenciamento de documentos:
Conta
Artigo
Cliente Potencial
Oportunidade
Produto
Cotação
Especificações
Para alterar que entidades gerenciam documentos no Microsoft Dynamics CRM, marque ou desmarque as caixas de seleção das entidades na caixa de diálogo Configurações de Gerenciamento de Documentos.
Quando você configura o gerenciamento de documento, o SharePoint cria bibliotecas de documentos e pastas no contexto das entidades e dos registros do Microsoft Dynamics CRM.
Observação
O link Documentos em Relacionado será exibido em um formulário de registro da entidade somente depois que você configurar o gerenciamento de documentos para essa entidade.
Ao configurar o gerenciamento de documentos, especifique um conjuntos de sites do SharePoint ou uma URL. Para mais informações: Visão geral de sites e conjuntos de sites
Microsoft Dynamics CRMusa o conjunto de sites especificado ou o site para criar bibliotecas para entidades e pastas para registros no SharePoint
Quando bibliotecas de documentos e pastas são criadas automaticamente noSharePoint , são originados registros de localização de documentos no Microsoft Dynamics CRM que apontam para as pastas recém-criadas.
Se você não quiser usar o recurso de criação automática, crie bibliotecas de documentos e pastas no SharePoint manualmente. Depois de criar bibliotecas de documentos e pastas, crie registros de localização de documentos no Microsoft Dynamics CRM que apontem para bibliotecas de documentos e pastas no SharePoint; em seguida, associe os registros de localização de documentos aos registros de entidades.
Quando a organização do armazenamento de conteúdo for estabelecida, você poderá começar a usar todos os recursos de gerenciamento de documentos.
Há duas maneiras de criar uma estrutura de pastas:
No SharePoint, crie manualmente as bibliotecas de documentos e as pastas no mesmo contexto das entidades e dos registros do Microsoft Dynamics CRM. Depois, associe as pastas do SharePoint com os registros de Microsoft Dynamics CRM .
Permita que o Microsoft Dynamics CRM crie automaticamente as bibliotecas de documentos e as pastas no SharePoint.
O Microsoft Dynamics CRM criará automaticamente as bibliotecas de documentos e as pastas no SharePoint se a URL especificada for para um dos seguintes itens:
Um conjunto de sites que esteja no Microsoft SharePoint Server 2010 ou em Microsoft SharePoint Server 2013, e inclui o Componente de Lista do Microsoft Dynamics CRM instalado em ela.
Um site em um conjunto de sites que esteja no Microsoft SharePoint Server 2010 ou em Microsoft SharePoint Server 2013, e se o conjunto de sites tiver Componente de Lista do Microsoft Dynamics CRM instalado.
Se você optar pela criação automática, escolha se deseja que o Microsoft Dynamics CRM crie pastas com base na estrutura (genérica) padrão ou com base na entidade.
Estrutura padrão. Será criada uma pasta para cada registro na biblioteca de documentos para a entidade. Essa é a estrutura de pastas padrão.
Por exemplo, você tem registros de oportunidade para 100 Bicicletas e 250 Bicicletas. Essas são oportunidades para Margie's Travel. Microsoft Dynamics CRM criará esta estrutura de pastas:
../oportunidade/100 Bicicletas.
Nessa estrutura:
oportunidade é a biblioteca de documentos.
100 Bicicletas e 250 Bicicletas são pastas de registro de oportunidade.
Estrutura baseada em entidade. Uma pasta é criada de modo que as pastas para entidades primárias (para as quais você deseja gerenciar documentos ) e seus registros sejam criados na biblioteca de documentos para a entidade relacionada selecionada por você. Para criar pastas usando essa estrutura, marque a caixa de seleção Baseado em entidade e selecione uma entidade na lista (como Conta ou Contato).
Por exemplo, você tem registros de oportunidade para 100 Bicicletas e 250 Bicicletas. Essas oportunidades estão associadas a Viagem da Marina como o cliente primário. Você seleciona como a entidade. Esta é a estrutura de pastas criada:
../conta/Viagem da Marina/oportunidade/100 bicicletas
Nessa estrutura:
conta é a biblioteca de documentos.
Viagem da Marina é a pasta dos registros relacionados.
oportunidade é a pasta dos registros de oportunidade relacionados.
100 bicicletas e 250 bicicletas são as pastas de registros de oportunidade para a entidade principal.
Microsoft Dynamics CRM cria a biblioteca de documentos quando você configura o gerenciamento de documentos. No entanto, o Microsoft Dynamics CRM cria as várias pastas da biblioteca de documentos somente quando você abre um formulário de registro e clica em Documentos em Relacionados.